1. Indledning
Ved Holtegaard & Partners’ levering af rådgivning til dig som klient, vil Holtegaard & Partners indsamle, behandle og opbevare personoplysninger om dig.
Dette er nødvendigt dels for at kunne levere dig rådgivningen, dels for at kunne opfylde Holtegaard & Partners’ kontraktlige og juridiske forpligtelser efter lovgivningen som rådgiver.
2. Dataansvar
Dataansvarlig i forhold til dine personoplysninger er:
Holtegaard & Partners Advokatfirma, cvr.nr. 39209713, Store Kongensgade 59 A, 1. sal, 1264 København K, Danmark.
Holtegaard & Partners sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med Databeskyttelsesloven og Persondataforordningen.
Holtegaard & Partners indsamler, behandler og opbevarer således alene dine personoplysninger til lovlige formål, herunder som et naturligt led i driften af Holtegaard & Partners.
Når Holtegaard & Partners anmoder dig om at stille dine personoplysninger til rådighed for Holtegaard & Partners, bliver du oplyst om, hvilke personoplysninger, Holtegaard & Partners behandler om dig samt til hvilket formål.
3. Kontaktoplysninger
For det tilfælde du gerne vil i kontakt med Holtegaard & Partners om dine personoplysninger, bedes du kontakte
Holtegaard & Partners Advokatfirma
Store Kongensgade 59 A, 1. sal
1264 København K
Att.: Partner, advokat Henrik Amand Holtegaard
Tlf.nr. +45 33 11 33 99
E-mail: hah@amalex.com
4. Formål med behandlingen af dine personoplysninger
Formålet med, at Holtegaard & Partners indsamler, behandler og opbevarer dine personoplysninger, er for at:
kunne yde den rådgivning og levere de ydelser, som Holtegaard & Partners påtager sig at levere til dig som klient,
opfylde Holtegaard & Partners’ kontraktlige og juridiske forpligtelser som rådgiver og/eller
overholde og opfylde generelle juridiske forpligtelser.
I tilfælde hvor Holtegaard & Partners ønsker at behandle dine personoplysninger til andre formål, der er uforenelige med de oprindelige formål, som personoplysningerne blev indsamlet til, giver Holtegaard & Partners dig meddelelse herom.
5. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Retsgrundlaget for Holtegaard & Partners’ behandling af dine personoplysninger til de under punkt 4 anførte formål er, at behandlingen er nødvendig for at
opfylde aftalen med dig som klient,
opfylde Holtegaard & Partners’ almindelige forretningsbetingelser,
opfylde anden kontrakt, du som klient er part i eller for at gennemføre foranstaltninger forud for indgåelse af kontrakten med dig,
overholde og opfylde en juridisk forpligtelse, som Holtegaard & Partners er underlagt efter lovgivningen, herunder bl.a. hvidvasklovgivningen og Bogføringsloven, samt
for at et retskrav fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.
Når det er krævet i henhold til databeskyttelseslovgivningen, vil Holtegaard & Partners indhente dit udtrykkelige samtykke som retsgrundlag for en behandling.
Retsgrundlaget for Holtegaard & Partners’ indsamling, opbevaring og behandling af dine personoplysninger er Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b, c og f samt artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 9, stk. 4 for følsomme personoplysningers vedkommende.
Cpr. nr. behandles, 1) når det følger af lovgivningen, 2) hvis der foreligger et samtykke fra dig eller 3) hvis det er nødvendigt med henblik på fastlæggelsen af et retskrav, jfr. Databeskyttelseslovens § 11.
6. Behandling af personoplysninger
Din brug af Holtegaard & Partners’ hjemmeside sker, uden at Holtegaard & Partners indsamler oplysninger om dig som beskrevet i de følgende afsnit.
Som led i dit klientforhold indsamler, behandler og opbevarer Holtegaard & Partners de nedenfor angivne personoplysninger, idet de fleste personoplysninger indsamles fra dig som klient.
Desuden kan Holtegaard & Partners modtage personoplysninger fra tredjemand, hvilket f.eks. kan ske fra modparter – i påkommende fald vil du som klient normalt blive orienteret herom.
Holtegaard & Partners behandler følgende personoplysninger:
Generelle klientoplysninger om dig; navn, titel, adresse, telefonnummer, e-mail-adresse, faktureringsoplysninger, fødselsdato og cpr. nr. samt firmanavn og cvr. nr. for at kunne indgå aftale med dig som klient om juridisk rådgivning.
Billedlegitimation (i form af sundhedskort og pas eller kørekort), når dette er begrundet i hvidvasklovgivningen.
Alle relevante oplysninger, som er nødvendige for den sag, du som klient har bedt om bistand til, herunder følsomme personoplysninger. Følsomme personoplysninger vil kun blive indsamlet, hvis dette er nødvendigt for at fastlægge og/eller forfølge din sag.
Ved nogen sagstyper indsamles og behandles også oplysninger om familiemæssige forhold (f.eks. civilstatus, børn og adoptionsforhold), om formueretlige forhold (ejerskaber, formue, ejerandele i selskaber, pensionsforhold m.v.) samt om person- og arveretlige forhold (f.eks. tidligere oprettede ægtepagter og testamenter) til brug for rådgivning i sager ad udarbejdelse af ægtepagter og/eller testamenter.
I andre sagstyper, f.eks. ved inddrivelse af tilgodehavender indsamles og behandles navn, adresse, e-mail-adresse, økonomiske oplysninger og cpr. nr. på debitor.
7. Kilder, Holtegaard & Partners indsamler personoplysninger fra
Holtegaard & Partners indsamler langt de fleste personoplysninger fra dig som klient. Desuden kan Holtegaard & Partners modtage personoplysninger om dig fra tredjemand, f.eks. fra modparter. Du vil normalt blive orienteret om – eller modtage kopi af – sådanne modtagne oplysninger i forbindelse med den løbende dialog om sagen.
De personoplysninger, som Holtegaard & Partners anmoder dig om at udlevere, kan være af en sådan karakter, at Holtegaard & Partners i mangel af sådanne personoplysninger eventuelt ikke er i stand til at fortsætte samarbejdet med dig som klient.
Desuden kan Holtegaard & Partners også indsamle personoplysninger om dig fra offentlige registre og andre kilder i forbindelse med sagsbehandlingen, når dette vurderes relevant for sagen og klientforholdet.
Desuden kan Holtegaard & Partners indsamle personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere, herunder især kontaktoplysninger for kontaktpersoner, og disse oplysninger vil hovedsageligt være navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Retsgrundlaget for denne behandling af personoplysninger er Holtegaard & Partners legitime interesse i at kunne opfylde de kontrakter, der er eller vil blive indgået med Holtegaard & Partners om eksempelvis leverance af it-udstyr og kontorartikler.
8. Overførsel og videregivelse af personoplysninger
For at Holtegaard & Partners kan levere rådgivning til dig, er det nødvendigt at kunne overlade relevante personoplysninger om dig til vores underleverandører, f.eks. it-hosting.
Holtegaard & Partners benytter kun databehandlere, som giver de fornødne garantier for at indføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen af dine personoplysninger overholder relevante krav i databeskyttelseslovgivningen.
Holtegaard & Partners kan desuden videregive personoplysninger til tredjemand, f.eks. andre advokatvirksomheder, banker, modparter i sager, myndigheder, danske eller udenlandske domstole og voldgiftsretter. Dette sker kun, hvis det er nødvendigt for at opfylde eller som led i Holtegaard & Partners’ aftale med dig. Holtegaard & Partners videregiver desuden dine personoplysninger til offentlige myndigheder i det omfang, dette følger af en retslig forpligtelse.
9. Beskyttelse af dine personoplysninger
Holtegaard & Partners sikrer, at der sker en sikker og fortrolig opbevaring af dine personoplysninger, således at dine personoplysninger ikke hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, forringes eller misbruges.
Holtegaard & Partners har implementeret sikkerhedsmæssige procedurer og it-system for at sikre dine personlysninger, lige fra disse indsamles, til dine personoplysninger slettes.
Når data overføres via Internettet, er der altid en (begrænset) risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når data sendes og opbevares elektronisk. Oplysninger, der sendes elektronisk til Holtegaard & Partners via Internettet, sker således på afsenders eget ansvar.
For det tilfælde uheldet er ude, og der sker sikkerhedsbrud, har Holtegaard & Partners en beredskabsplan, så eventuel skade begrænses i videst muligt omfang og hurtigst muligt.
Holtegaard & Partners sender e-mails, der indeholder personfølsomme oplysninger i krypteret form (sikker-mail).
10. Hvorledes behandles dine personoplysninger
Holtegaard & Partners indhenter dit samtykke, inden Holtegaard & Partners behandler dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, medmindre Holtegaard & Partners har et andet lovligt grundlag for at indhente disse oplysninger. I påkommende fald oplyser Holtegaard & Partners dig om et sådant grundlag og om Holtegaard & Partners’ legitime interesse i at behandle dine personoplysninger.
Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til Holtegaard & Partners’ ansvarlige indehaver, Henrik Amand Holtegaard på e-mail hah@amalex.com.
Eventuel tilbagetrækning af dit samtykke berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden din tilbagetrækning.
Holtegaard & Partners videregiver ikke dine personoplysninger uden dit samtykke, og samtidig informerer Holtegaard & Partners om, hvad dine personoplysninger vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse imod denne form for videregivelse.
Holtegaard & Partners indhenter ikke dit samtykke, hvis Holtegaard & Partners er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger, f.eks. som led i en lovpligtig indberetning til en myndighed.
11. Jobansøgere
Søger du en stilling hos Holtegaard & Partners, herunder ved fremsendelse af uopfordret ansøgning, indsamler Holtegaard & Partners oplysninger om dig i forbindelse med ansættelsesprocessen omfattende bl.a. almindelige personoplysninger, som du selv oplyser Holtegaard & Partners om i din ansøgning omfattende navn, køn, titel, adresse, telefonnummer, e-mail-adresse, foto og sædvanlige oplysninger i CV, tidligere ansættelser og anbefalinger.
Desuden vil oplysninger om dig selv offentliggjort på åbne profiler på sociale medier ligeledes kunne indsamles.
Du er forpligtet til at oplyse Holtegaard & Partners om sygdomme, der er af væsentlig betydning for ansættelsesforholdet, og i givet fald vil følsomme personoplysninger om dig kunne indgå i behandlingen af din ansøgning.
For det tilfælde du inviteres til en ansættelsessamtale, vil du blive anmodet om at afgive oplysninger om andre rent private forhold som strafbare forhold (straffeattest) og kreditvurderinger (betroede stillinger) samt eventuelt samtykke til indhentelse af referencer.
12. Legatansøgere
For det tilfælde du fremsender ansøgning om økonomisk støtte (legat) til fonde, der administreres af Holtegaard & Partners, indsamler Holtegaard & Partners dine almindelige kontaktoplysninger omfattende navn, cpr. nr., adresse, e-mail-adresse og telefonnummer. Følsomme oplysninger om dig, herunder oplysninger om økonomiske, skattemæssige, helbredsmæssige samt uddannelsesmæssige forhold indsamles også til brug for behandlingen af din legatansøgning for at vurdere, om din legatansøgning kan imødekommes. Sådanne oplysninger inkl. personfølsomme oplysninger er normalt oplyst af dig selv i forbindelse med fremsendelse af din legatansøgning.
Hvis du kommer i betragtning til et legat, vil bankoplysninger tillige blive indsamlet hos dig til brug for udbetaling af legatet.
Imødekommes din legatansøgning ikke, vil din legatansøgning samt dine personoplysninger blive slettet.
For det tilfælde du modtager økonomisk støtte, vil din legatansøgning og dine personoplysninger blive opbevaret i 5 år fra støtten er givet, hvorefter legatansøgningen og dine personoplysninger slettes.
13. Sletning af personoplysninger
Personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med fortsat opbevaring.
Holtegaard & Partners er forpligtet til at opbevare oplysninger om dig indsamlet efter hvidvasklovgivningen i 5 år.
Oplysninger omkring dine klientkonti skal opbevares i medfør af Advokatsamfundets klientkontovedtægt, og bogføringsmateriale vil blive slettet 5 år efter udløbet af et regnskabsår efter Bogføringslovens krav.
Holtegaard & Partners sletter normalt dine personoplysninger senest 10 år efter en sags afslutning af hensyn til vores rådgiveransvar og forældelsesfristen herfor. Stamdata for klienter opbevares i minimum 10 år fra den seneste sags afslutning. For det tilfælde en sag om eventuel rådgiveransvar måtte være i gang, vil dine personoplysninger tidligst blive slettet, når denne sag er afsluttet og ikke længere kan genoptages.
14. Dine rettigheder
Du har ifølge Persondataforordningens artikel 13-23 en lang række rettigheder i forbindelse med Holtegaard & Partners’ behandling af dine personoplysninger. Du har i den forbindelse ret til at
anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, Holtegaard & Partners behandler om dig (se Persondataforordningens artikel 15). Disse oplysninger kan sendes til dig via e-mail;
anmode om, at Holtegaard & Partners retter dine personoplysninger, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at få ufuldstændige oplysninger fuldstændiggjort (se Persondataforordningens artikel 16);
anmode om, når Holtegaard & Partners behandler dine personoplysninger elektronisk efter dit samtykke eller i henhold til aftale at få sendt en kopi af dine data på en struktureret måde samt i et maskinlæsbart format (se Persondataforordningens artikel 20);
anmode om, at Holtegaard & Partners sletter de personoplysninger, Holtegaard & Partners behandler om dig; dog med undtagelse af de nærmere situationer, der følger af Persondataforordningens artikel 17;
anmode om, at Holtegaard & Partners begrænser Holtegaard & Partners’ behandling af dine personoplysninger i en periode, for det tilfælde du bestrider, at personoplysningerne er rigtige, at behandlingen er ulovlig, at Holtegaard & Partners ikke har brug for personoplysningerne til behandlingen, eller du har indsigelser imod behandlingen, som Holtegaard & Partners baserer på Holtegaard & Partners’ legitime interesser;
modsætte dig anvendelse af dine personoplysninger, som Holtegaard & Partners baserer på Holtegaard & Partners’ legitime interesser. Holtegaard & Partners fortsætter ikke med at anvende dine personoplysninger, medmindre Holtegaard & Partners kan påvise en saglig grund til deres anvendelse, som tilsidesætter dine ønsker og rettigheder og/eller på baggrund af lovmæssige krav (se Persondataforordningens artikel 21).
Dine anmodninger i henhold til ovennævnte skal fremsendes til Holtegaard & Partners’ ansvarlige indehaver, advokat Henrik Amand Holtegaard på e-mail hah@amalex.com.
Du har som nævnt ovenfor ret til at gøre indsigelse over Holtegaard & Partners’ behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du f.eks. ikke er enig i Holtegaard & Partners’ afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over Holtegaard & Partners’ behandling af dine personoplysninger til
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Tlf.nr. +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Du kan læse mere om Databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Holtegaard & Partners forbeholder sig ret til at ændre Privatlivspolitikken. Den gældende politik vil altid være tilgængelig på Holtegaard & Partners’ hjemmeside.